Penanganan surat keluar dengan sistem buku agenda dan kartu kendali

A.      Menangani Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga

Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.

▪Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
▪Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
▪Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

1.Penanganan surat keluar sistem buku agenda

Pembuatan Konsep
Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.

Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan

Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:

Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan;
Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:

1)       Atasan atau pimpinan

Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.
Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.
Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
2)       Orang yang ditunjuk (Konseptor)

Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.
Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.

☆Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

☆Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

☆Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

☆Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

☆Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

☆Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

☆Melipat Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

☆Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

♣Perhatikan juga hal-hal berikut.

☆Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
▪Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
▪Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri.
▪Perangko secukupnya.
☆Pengiriman Surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.

♣Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

▪jenis surat;
▪informasi yang tercantum dalam surat;
▪tujuan/alamat surat;
▪volume/banyaknya surat.
▪Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.

1)       Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.

2)       Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat.

3)       Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).

4)       Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4 “Mengelola dan Mengirim E-Mail”).
Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

Catatan:

1.Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
2.Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.
Prosedur penanganan surat keluar penting

2.       Penanganan surat keluar sistem kartu kendali

Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di mana pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan.

Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut.

1. Unit pengolah

Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dar kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah.

2. Pencatatan surat

Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut.

1)       Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah.

2)       Memberikan stempel pada surat.

3)       Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol.

4)       Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah.

5)       Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi.

3. Pengarahan surat

Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan.

4. Penataan arsip

Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah.

5. Pengiriman surat

Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor.

Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya penanganan surat harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan aturan yang jelas. Penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda maupun kartu kendali bertujuan untuk mempermudah penanganan surat, jelas prosedurnya, dapat mengamankan surat-surat dengan menyimpannya.
Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dilihat dari langkah-langkah penanganannya adalah sebagai berikut.

Sistem Buku Agenda

Sistem pola lama
Pencatatan menggunakan buku agenda
Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi
Pencatatan hanya dilakukan satu orang karena hanya menggunakan satu buku

Sistem Kartu Kendali

Sistem pola baru
Pencatatan menggunakan kartu kendali
Penyampaian surat menggunakan kartu kendali
Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan

Prosedur penanganan surat keluar biasa
Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menangani surat masuk biasa, yaitu menggunakan lembar pengantar surat biasa.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut.

1. Unit pengolah

Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lemhar pengantar surat biasa, kemudian surat ash, lembar pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar surat hiasa (lembar 2) untuk disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju.

2. Pencatatan surat

Pencatat surat menerima surat, tembusan clan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2), kemudian memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan. Surat ash dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor.

3. Prosedur penanganan surat keluar rahasia

Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan surat keluar rahasia juga menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai herikut.

1.Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lemhar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
2.Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekpeditor untuk dikirim dan lemhar pengantar 1 diserahkan kepada penata arsip clan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda dan kartu kendali

A.      Menangani Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.

Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

Sistem buku agenda
Sistem kartu kendali
1.       Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

1.Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
2.Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
3.Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

1.Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
2.Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
3.Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
4.Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
5.Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
6.Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
7.Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a)       Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

mengumpulkan setiap surat yang masuk,
meneliti ketepatan alamat
menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.
b)       Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c)       Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d)       Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e)       Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.
Contoh:

f)        Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

2.       Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

A. Pengertian kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat

Ciri-ciri kartu kendali
1)       Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa

2)       Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

Keuntungan menggunakan kartu kendali
–          Lebih efisien dibanding buku agenda

–          Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)

–          Menghilangkan pencatatan berulang

–          Mudah melacak lokasi surat yang diproses

–          Memudahkan penyusunan arsip

–          Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia
Kategori surat penting adalah sebagai berikut.

▪Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
▪Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
▪Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.

▪Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
▪Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
▪Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
▪Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.

▪Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
▪Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

★★Prosedur surat masuk penting
a)       Penerimaan surat

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

▪Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
▪Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
▪Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
▪Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
b)       Pencatatan surat

Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

1)       Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

2)       Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.

Kolom kartu kendali:

–          Indeks: Diisi indeks surat

–          Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi

–          Tanggal: Diisi tanggal terima surat

–          No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk

–          M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar

–          Perihal: Diisi hal surat

–          Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat

–          Lampiran: Lampiran surat

–          Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk

–          Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar

–          Tanggal surat: Diisi tanggal surat

–          No surat: Diisi nomor surat

–          Pengolah: Diisi unit pengolah

–          Paraf: Diisi paraf pengolah surat

c)       Pengarahan atau pengendalian surat

Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut.

1)       Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali.

2)       Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.

3)       Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.

4)       Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.

5)       Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.

d)       Penyampaian surat ke unit pengolah

Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut.

1)       Tata usaha unit pengolah

Tugasnya adalah sehagai herikut.

a)       Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sehagai hukti hahwa surat sudah diterima.

b)       Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.

c)       Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.

d)       Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.

e)       Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi.

f)        Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

2)       Pimpinan unit pengolah

Tugasnya adalah sebagai berikut.

a)       Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah

b)       Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.

c)       Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah.

3)       Pelaksana

Tugasnya adalah sebagai berikut.

a)       Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah.

b)       Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.

c)       Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

e)       Penyimpanan atau penataan arsip

Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

1)       Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.

2)       Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.

3)       Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

Prosedur pengurusan surat masuk biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

1)       Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.

2)       Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.

3)       Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

1)       Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.

2)       Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.

3)       Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.

4)       Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.

5)       Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar

A.      Menangani Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.

Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

Sistem buku agenda
Sistem kartu kendali
1.       Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

1.Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
2.Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
3.Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

1.Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
2.Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
3.Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
4.Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
5.Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
6.Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
7.Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a)       Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

mengumpulkan setiap surat yang masuk,
meneliti ketepatan alamat
menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.
b)       Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c)       Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d)       Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e)       Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.
Contoh:

f)        Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

Prosedur penanganan surat masuk 2

PENGURUSAN SURAT SISTEM KARTU KENDALI
PENGURUSAN SURAT SISTEM KARTUKENDALI

A.Pengertian Kartu Kendali
     Kartu kendali adalah kartu yang di pergunakan untuk pencatatan surat masuk/keluar dalam suatu organisasi.

B.Fungsi Kartu Kendali
Sebagai alat pengendali surat masuk/keluar
Sebagai alat pelacak lokasi surat
Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
Sebagai opengganti buku agenda dan ekspedisi.
C.Prosedur Surat Masuk Sistem Karu Kendali
●Bagian penerima surat,menerima surat masuk baik melalui kurir pos atau instansi.●Kemudian bagian penerima surat menandatangani buku ekspedisi ekstern yang di bawa oleh ekspeditur.
●Kemudian bagian penerima surat,memeriksa surat suart dan kelengkapannya.
●Setelah itu bagian penerima surat,mencatat tanggal dan waktru di terima pada sampul surat,dan setelah itu bagioan penerima surat menyerahkan surat beserta sampul kepada pencatat surat.
●Setelah surat di terima oleh pencatat surat,kemudian mencatat surat tersebut ke dalam kartu kendali rangkap tiga.Tapi,kolom indeks,kode,pengolah dan paraf yang ada pada kartu kendali di kosongkan karrena akan di isi oleh pengarah.
●Kemudian kartu kendali di clep paperdan di teriuskan kepada pengarah.
●Pengarah menerima surat yang telah dilempari kartu kendali.
●Kemudian pengarah menentukan kemana surat harus di teruskan
●Pengarah mengisi kolom indeks ,kode dan pengolah pada kartu kendali.
●Pengarah menyimpan kartu kendali1(lembar putih)
●Pengarah meneruskan surat,kartu kendali 2 dan 3 ke unit pengolah
●TU unit pengolah menerima surat,kartu kendali 2 dan 3
●KK(kartu kendali)2 diparaf oleh Tu unit pengolah setelah itu di kembalikan kepada pengarah dan pengarah meneruskan kepada [penata arsip.
●TU unit pengolah melampiri surat tersebut dengan 2 lembar disposisi dan menyerahkan surat,kartu kendali3 dan 2 lembar disposisi tadi kepada pimpinan unit pengolah.
●pimpinan unit pengolah menerima surat,kartu kendali 3 dan 2 lembar 2disposisi serta ,memberi disposisi tersebut.
●Pimpinan unit pengolah menyerahkan kembali surat,kartu kendali3,dan dua lembar disposisi kepada TU unit pengolah.
●TU unit pengolah menerima kembali surat,kartu kendali3 dan 2 lembar disposisi dari pimpinan unit pengolah menyimpan kartu kendali 3 dan lembar disposisi kedua di tambah surat.
●TU unit pengolah menyerahkan lembar disposisi1 kepada pengolah surat
Pengolah surat menerima lembar disposisi 1 yang telah di paraf unit pengolah dan memproses surat menurut isi disposisi.
●Setelah surat selesai di proses surat dan LD(lembar disposisi) di kembalikan ke TU unit oengolah.
●TU unit pengolah mencocokkan dengan LD2,LD1, dan LD dua di satukan dan disimpan.sedangkan surat dan KK3 yang di simpan pada TU Unit pengolah di teruskan ke penata arsip .dan KK2 di serahkan kepada TU
●Penerima arsip menerima KK2 yang telah di paraf TU unit pengolah,setelah itu penata arsip menerima surat yang telah selesai di proses TU dan menukar KK2 dengan KK3.Dan menyimpan surat sesuai sistem yang di pakai oleh instansi tertentu.

Anggun mimpi

[https://m.youtube.com/watch?v=uibb68RRB8I] [# LINK_TEXT #] bagus, Silakan lihat!

Materi X-XI administrasi perkantoran

Materi Pelajaran Pengantar Administrasi Perkantoran

Mata pelajaran Pengantar Administrasi Perkantoran merupakan pelajaran yang diajarkan pada kelas X dan XI di SMK Bisnis Manajemen khususnya Administrasi Perkantoran dan Akuntansi.

Berikut ini daftar materi pelajaran Pengantar Administrasi Perkantoran

Materi Pelajaran Pengantar Administrasi Perkantoran kelas X

Semester I

1. Hakikat Administrasi Perkantoran
Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup administrasi perkantoran
Tujuan administrasi perkantoran
2. Karatreristik administrasi Perkantoran
Bersifat pelayanan
Bersifat terbuka dan luas
Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
Mengevaluasi berbagai Karakteristik administrasi perkantoran
3. Azas-azas manajemen perkantoran
Asas Desentralisasi
Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)
Penggunaan Azas-azas manajemen perkantoran dalam kehidupan sehari-hari
4. Jenis-jenis pekerjaan kantor
Ciri-ciri pekerjaan kantor
Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan kantor
5. Organisasi kantor
Prinsip-prinsip organisasi kantor
Bentuk-bentuk Organisasi kantor
Bagan/Struktur organisasi kantor Uraian Tugas

Semeseter II

1. Komunikasi perkantoran
Pengertian komunikasi
Proses Komunikasi
Unsur-unsur Komunikasi
Fungsi Komunikasi
Tujuan Komunikasi
Teknik Komunikasi
Komponen Komunikasi
Bentuk Komunikasi
Bidang Komunikasi
Sifat Komunikasi
Tatanan Komunikasi
Etika Komunikasi
Etika Menerima Tamu
Etika Bertelepon
2. Asas-asas Pengorganisasian Kantor
Asas Tujuan
Asas Kesatuan Fungsi
Asas Hubungan Individual
Asas Kesederhanaan
Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab
Asas Laporan kepada Atasan Tunggal
Asas Pengawasan dan Kepemimpinan
Asas Jangkauan Pengawas

3. Tujuan tata Ruang kantor

4. Jenis-jenis Tata Ruang kantor
5. Fasilitas Kantor
Pengertian Fasilitas
Pengadaan Fasilitas kantor
Contoh Fasilitas kantor: sofa duduk, mesin pembuat kopi, kafe internet, televisi dan meja permainan , kafetaria coffee, dan lain-lain
6. Lingkungan kantor

7. Penataan fasilitas kantor

Pengertian ergonomi
Penerapan ergonomi.
Tata letak fasilitas.
Akibat tidak menerapkan sistem ergonomi pada tata letak fasilitas.

Materi pengenalan tentang administrasi perkantoran klas X

●penertian administraai perkantoran

Organisasi merupakan sekumpulan orang yang saling bekerjasama demi tujuan tertentu. Setiap organisasi memerlukan administrasi yang baik. Kita sering mendengar istilah administrasi tersebut namun belum tentu semua orang memahami pengertian administrasi itu sendiri.

Sebuah Konsep
Administrasi berasal dari bahasa latin yaitu "ad" dan "ministrate" berarti pemberian jasa atau bantuan, dalam bahasa inggris disebut "administration" yang berarti melayani dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan arti tersebut konsep administrasi adalah memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya.

Sedangkan dalam arti lebih luas lagi, administrasi adalah proses kerja sama beberapa individu dengan cara yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Dan dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan,  yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, pengarsipan dokumen, serta hal-hal lainnya yang dimaksud untuk menyediakan informasi serta memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

Konsep adminstrasi diatas dapat berjalan dengan baik jika didukung dengan kantor yang tersedia, tanpa adanya kantor, konsep administrasi tidak akan berjalan dengan lancar. Kantor merupakan bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekrejaan atau juga disebut tempat bekerja. Oleh karena itu, pengertian kantor dapat ditinjau dari dua aspek, yaitu berdasarkan fisik dan segi aktivitas.

Secara Fisik kantor dapat diketahui dari bentuk ruangan atau gedung bersifat permanen sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan manajemen. Misalnya pemeliharaan warkat dan pengurusan informasi. Dan segi aktivitas kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, dikarenakan adanya pembagian pekerjaan diantara mereka unutuk mencapai tujuan organisasi.
Pengertian Administrasi Perkantoran
Berdasarkan konsep administrasi dan kantor diatas, dapat disimpulkan pengertian administrasi perkantoran sebagai berikut:
Secara umum orang mengartikan administrasi perkantoran sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan.
Dalam arti luas pengertian administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Dalam arti sempit pengertian administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Lalu disimpulkan lagi bahwa administrasi perkantoran merupakan segala rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

sumber:
widyanti.ika.2014.Administrasi Perkantoran, Yudistira

●Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

Berbagai pekerjaan di perkantoran mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasa. Sedangkan lebih detail lagi pekerjaan perkantoran meliputi tugas menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, menggandakan, dan menyimpan.

Semua pekerjaan kantor tersebut memiliki ciri-ciri yang sama, ciri-ciri pekerjaan kantor terdiri dari tiga aspek yakni bersifat melayani, merembes segenap bagian organisasi, dan dilakukan semua pihak.

1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan administrasi perkantoran memiliki ciri mendasar yakni bersifat melayani pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam mencapai tujuan organisasi. G.R. Terry menuebutkan bahwa pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani (service work) yang berfungsi memudahkan dan meringankan, serta membantu pekerjaan menjadi lebih cepat dan berdaya guna.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua pekerjaan operatif dalam perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi pekerjaan perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan perkantoran juga dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor namun dapat pula diluar kantor itu sendiri.
3. Dilakukan Semua Pihak
Karena pekerjaan perkantoran merembes pada semua lini perkantoran, mau tidak mau semua pihak baik dari pimpinan hinggan karyawan paling bawah ikut mengerjakan pekerjaan perkantoran.

Misalnya, seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau pekerja yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai seorang mandor.

Berdasarkan ciri-ciri pekerjaan kantor tersebut, kita dapat menarik kesimpulan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan dan merupakan tulang punggung bagi organisasi modern.

Alat kantor /arsip

Anggun takut

Intro : Am F Dm E 2x

Am
terkadang akupun berkhayal
F
rasanya ingin punya pacar
    Dm
sebagai pengikat rasa rindu
  F
dan tempat aku mengadu
Dm       F           E
pabila hati tak menentu

Am
dan ketika aku jumpa dia
F
dia yang jatuh hati padaku
Dm
kucoba berdua bermanja-manja
F                  Dm
tak tau apa jadinya jantungku
F            E
dak dik duk uh.. lala

Bridge :
F
kutanya pada ayah ibuku
G                    Am
katanya aku masih kecil
F
dan kutanya pada diri sendiri
Dm
yang sambil senyum bercermin
F          Dm           E
ternyata memang masih kecil

Reff:
   Am                     F
   takut.. takut.. ku tak berani lagi
   Dm                  E
   jumpa.. dia.. untuk bercinta
   Am                     F
   takut.. takut.. tunggu-tunggu ya sayang
   Dm                  E              Am
   lima.. tahun.. lagi kau datang padaku

Musik : Am F Dm E 2x
        Am F Dm E

Matri kelas x pel kearsipan

Jumat, 29 April 2016
Materi Kearsipan kelas X SMK

Arsip Administrasi
Pengertian arsip
Menurut Etimologi
Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan
Menurut The Liang Gie
Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Tujuan Kearsipan
Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
Penghematan tempat penyimpanan.
Menjaga rahasia arsip.
Menjaga kelestarian arsip.
Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Asas Kearsipan
Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:
1.    Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan asas Sentralisasi:
Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.
Kelemahan asas Sentralisasi:
Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.
2.    Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:
Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelamahan asas Desentralisasi:
Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.
3.    Asan Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.
Fungsi Arsip
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:
Sebagai alat penyimpanan warkat.
Sebagai alat bantuan perpustakaan.
Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:
Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
JENIS-JENIS ARSIP
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
A.  Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
B.  Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
a.       Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :  arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b.      Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.
Nilai guna sekunder, juga meliputi:
Ø      Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan
yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana
lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
Ø      Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan
berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan
            lembaga/instansi penciptanya.
C. Berdasarkan sifat
  Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
D. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
E. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
F. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
G. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
menangani surat masuk sistem buku agenda
SISTEM BUKU AGENDA
1.        Prosedur Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor.  Surat masuk dapat diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui  :
a.       Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisi
b.      Petugas Kantor Pos
c.       Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang dituju
Setelah surat diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai berikut  :
a.       Penerimaan
Tugas penerimaan surat adalah  :
1)      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2)      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
3)      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
4)      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b.      Penyortiran
Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas  :
1)      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.
2)      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.
3)      Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.
4)      Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.

Materi klas X

MODUL 1
MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. ADMINISTRASI
1. Pengertian Administrasi
a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi
b. Dalam bahasa inggris “administration
c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha
d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha
e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern”terdiri dari delapan unsur:
a. Pengorganisasian
b. Manajemen
c. Tata hubungan
d. Kepegawaian
e. Keuangan
f. Perbekalan
g. Tata usaha
h. perwakilan

3. Fungsi Adminitrasi
Menurut Quible ada lima yaitu:
a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan
b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai
c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian
d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim
e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian

B. KANTOR
1. Pengertian
a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja
b. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan.
2. Tujuan kantor
Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman
3. Fungsi kantor
a. Menerima informasi
b. Merekam informasi
c. Mengatur informasi
d. Memberi informasi
e. Melindungi aset/harta

C. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan
2. George R. Terry
Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan
3. Arthur Granger
Dalam buku “National Office Management Association Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.
5. W. H Evans
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi
6. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi

D. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. Kegiatan Kantor
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan
1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya
d. Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor
e. Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor
MODUL 2
MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR

A. PENGERTIAN ORGANISASI
1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan
2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.
4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:
1. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)
2. Ada kerja sama
3. Ada tujuan bersama

B. PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI
1. Prinsip perumusan tujuan
2. Pembagian kerja
3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang
4. Tingkat pengawasan
5. Rentang manajemen
6. Kesatuan perintah
7. Koordinasi

C. BENTUK-BENTUK ORGANISASI
Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam:

1. Organisasi Garis/Lini
Ciri-ciri:
- Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan
- Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi
- Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh
- Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit
- Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal
Kelebihan:
- Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan
- Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
- Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal
Kekurangan:
- Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.
- Pimpinan lebih cenderung otoriter
- Karyawan lebih sulit berkembang

2. Organisasi Garis dan Staf
Ciri-ciri:
-
- Pimpinan mengangkat tenaga staff
- Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus
Kelebihan:
- Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli
- Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas
- Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”
Kekurangan:
- Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal
- Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

3. Organisasi fungsional
Ciri-ciri:
- Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas
- Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah
- Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin
Kelebihan:
- Pembagian tugas lebih jelas
- Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin
Kekurangan:
- Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)
- Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya
- Tidak ada kesatuan perintah

D. PENGERTIAN PEKERJAAN KANTOR
1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan
2. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari
3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

E. FUNGSI PEKERJAAN KANTOR
1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.
MODUL 3
MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A. JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR
a. Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.
b. Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media
c. Menggandakan
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph
d. Mengirim
Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi
e. Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan
f. Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference
g. Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana
h. Pekerjaan lainnya
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor
Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah :
1. Typing : 24,6%
2. Calculating : 19,5%
3. Checking : 12,3%
4. Filling : 10,2%
5. Telephoning : 8,8%
6. Duplicating : 6,4%
7. Mailing : 5,5%
8. Other : 12,7%
Total : 100%

B. CIRI-CIRI PEKERJAAN KANTOR
1. Bersifat pelayanan
2. Terbuka dan luas
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

C. HASIL JASA ATAU PRODUK PEKERJAAN KANTOR
1. Surat
Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
Kegunaan surat:
- Sebagai alat komunikasi secara tertulis
- Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
- Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik
- Dapat menjadi nilai historis
- Sebagai duta organisasi
- Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan
Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat
- Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan
- Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih
- Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele
- Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar
2. Laporan
Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.
1) Fungsi laporan:
- Sebagai bahan pertanggungjawaban
- Alat menyampaikan informasi
- Alat pengawasan
- Bahan penilaian
- Bahan pengambilan keputusan
2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
- Harus jelas dan cermat
- Mengandung kebenaran dan objektifitas
- Lengkap
- Tegas dan konsisten
- Langsung mengenai sasaran
- Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
- Disertai dengan saran-saran
- Tepat waktu
3) Jenis-jenis laporan:
a. Laporan berdasarkan waktu
- Laporan berkala à laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.
- Laporan insidental à laporan yang dibuat apabila diperlukan
b. Laporan berdasarkan bentuk
- Laporan berbentuk surat à laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah
- Laporan berbentuk naskah à laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
- Laporan berbentuk memo à laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.
c. Laporan berdasarkan penyampaian
- Laporan lisan à laporan yang disampaikan secara langsung
- Laporan tertulis à contoh: surat, naskah dan memo
- Laporan visual à laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point)
d. Laporan berdasarkan sifat
- Laporan biasa à laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif
- Laporan penting à laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.
e. Laporan berdasarkan isinya
- Laporan informatif à laporan yang isinya hanya berisi informasi saja
- Laporan rekomendasi à laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut
- Laporan analisa à laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam
- Laporan kelayakan à laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik
- Laporan pertanggungjawaban à laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.
4) Langkah-langkah membuat laporan
- Menentukan masalah yang akan dilaporkan
- Mengumpulkan bahan, data dan fakta
- Mengklasifikasi data
- Mengevaluasi dan mengolah data
- Membuat kerangka laporan
Kerangka laporan terdiri dari:
a. Pendahuluan
- Maksud dan tujuan penulisan laporan
- Masalah pokok yang dilaporkan
- Sistematika laporan
b. Batang tubuh
- Data dan fakta pelaksanaan kegiatan
- Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan
- Masalah yang terjadi
- Pembahasan masalah
c. Penutup
- Kesimpulan, dan
- Saran
3. Formulir
Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap
a. Keuntungan membuat formulir
1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas
2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
3) Adanya keseragaman
4) Mengurangi kegiatan foto kopi
b. Fungsi formulir
1) Mencari suatu keterangan
2) Menghimpun data yang sama
3) Menyampaikan informasi yang sama
4) Sebagai bukti fisik
5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja
c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir
1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas
2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis
5) Dibuat secara sederhana
6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup
7) Harus ada judul nama formulir
8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang
4. Berbagai macam dokumen tertulis
Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper
Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung
5. Arsip
Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.
                          MODUL 4
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. JENIS-JENIS SARANA DAN PRASARANA KANTOR
Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek)
1. Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.
a. Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya
1) Berbentuk lembaran
2) Berbentuk non lembaran
3) Berbentuk buku
b. Peralatan/perlengkapan dilihat dari penggunaannya
1) Barang habis pakai
2) Barang tidak habis pakai
2. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)
3. Mesin Komunikasi Kantor
4. Perabot Kantor (Office Furniture)
5. Interior Kantor (Office Arrangement)
6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Definisi ruang kantor:
1. Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan
2. Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia
a. Tujuan tata ruang
1) Memberikan kenyamanan kepada karyawan
2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna
3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja
4) Memudahkan dalam pengawasan
5) Memudahkan dalam pemberian pelayanan
6) Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja
7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
8) Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi
9) Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan
b. Bentuk-bentuk tata ruang kantor
1) Ruang kantor terbuka
Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu
a) Keuntungan
- Mudah merubah ruangan
- Mudah dalam berkomunikasi
- Mudah dalam pengawasan
- Menghemat penggunaan
- Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja
- Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih segar
b) Kerugian
- Sulit melakukan pekerjaan rahasia
- Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu
- Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi
2) Ruang kantor tertutup
Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu
a) Keuntungan
- Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga
- Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan
- Karyawan lebih leluasa dalam bekerja
b) Kerugian
- Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat
- Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
- Perubahan tempat lebih sulit dilakukan
3) Ruang kantor semi tertutup
Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
a) Keuntungan: menjaga privasi kerja
b) Kerugian: perubahan tempat lebih sulit dilakukan
c. Pedoman pembuatan tata ruang kantor
1) Asas-asas tata ruang kantor
a) Asas jarak terpendek
b) Asas rangkaian kerja
c) Asas penggunaan seluruh ruangan
d) Asas integrasi kegiatan
e) Asas perubahan susunan tempat kerja
f) Asas keamanan dan kepuasan karyawan
2) Prinsip-prinsip tata ruang kantor
a) Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan
b) Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus
c) Alur kerja harus sederhana
d) Perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya
e) Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama
f) Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung
g) Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan
h) Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan ditempatkan dekat jendela
3) Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor
a) Sistem pencahayaan/penerangan
Ada empat jenis pencahayaan:
· Natural lighting= sinar matahari
· Task lighting
· Ambient lighting= lampu-lampu langit-langit
· Accent lighting=daerah-daerah tertentu
Sistem pencahayaan/penerangan ada empat:
· Penerangan direct
· Penerangan semi direct
· Penerangan indirect
· Penerangan semi indirect
b) Sistem warna
Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.
Macam-macam warna:
· Warna primer: merah, biru, kuning
· Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer
· Warna tersier: campuran dari warna primer dan sekunder
Arti warna dan efek psikologis:
· Merah:berani, sensual, merah
· Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah
· Hijau: alami
· Biru: harmonis, tenang, lapang
· Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang
· Merah muda: ceria, romantis
· Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dll
Pertimbangan dalam memilih warna ruang:
· Ukuran ruang
· Lokasi bangunan
· Lokasi ruangan
· Tipe ruang
· Bentuk ruang
· Tinggi ruang
Keuntungan penggunaan warna yang sesuai
· Kantor lebih menarik dan menyenangkan
· Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan
· Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira
· Produktivitas kerja karyawan akan meningkat
· Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang
· Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan
c) Sistem pengaturan udara ruangan
Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi Fakultas Kedoktera UI menyatakan “beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”. Suhu udara untuk kondisi bekerj dengan nyaman adalah 25,60C.
Cara mengatasi udara yang panas dan lembab, yaitu:
- Ruangan kantor menggunakan AC yang dapat mengatur suhu secara otomatis
- Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup
- Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang
Keuntungan pengaturan udara yang tepat dan baik:
- Karyawan lebih nyaman dalam bekerja
- Semangat kerja karyawan dapat meningkat
- Kesehatan karyawan lebih terpelihara
- Produktivitas kerja lebih meningkat
- Kualitas kerja menjadi lebih baik
- Memberi kesan yang baik kepada tamu
d) Sistem penataan suara
Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi jika gaduh dapat menimbulkan produktivitas menurun.
Berikut hal yang ditimbulkan akibat suara gaduh:
- Konsentrasi karyawan terganggu
- Semangat kerja karyawan menuru
- Dapat terjadi gangguan mental/saraf karyawan
- Karyawan tambah lelah
- Kesalahan kerja banyak terjadi
- Produktivitas kerja rendah
Cara mengurangi tingkat kebisingan:
- Ruangan diberi penyadap suara
- Di bawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya dapat diredam
- Pengadaan printer usahakan tidak terlalu bersuara (laser)
- Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian
- Tempat pesawat telepon usahakan di tempat khusus
B. PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.
1. Pengadaan
Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor:
· Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana
· Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan
· Sediakan dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional
· Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
· Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana
· Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku
Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:
a. Barang habis pakai
Kegiatan perencanaan barang habis pakai:
1) Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
3) Menyusun rencana pengadaan barang
b. Barang tak habis pakai
1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada
2) Memperkirakan biaya perlengkapan
3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia
4) Menyusun rencana pengadaan tahunan
c. Barang tidak bergerak
1) Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut;
a) Menyusun rencana pengadaan tanah
b) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah
c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan
d) Mengadakan survei harga dilokasi
e) Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey
2) Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
a) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan
b) Mengadakan perhitungan luas bangunan
c) Menyusun rencana anggaran biaya
d) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas
Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan kantor;
a. Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang
b. Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang
c. Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa kebutuhan barang/bahan kantor
d. Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala
e. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji (kuantitas dan kualitasnya)
f. Sesudah dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit yang membutuhkan
2. Penyimpanan
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan
a. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:
1) Agar barang tidak cepat rusak
2) Agar tidak terjadi kehilangan barang
3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
4) Memudahkan dalam pengawasan
5) Memudahkan dalam analisa
b. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:
1) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang di perlukan.
2) Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka
3) Sifat barang yang disimpan
4) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5) Prosedur dan tata kerja
6) Biaya yang disediakan
7) Tenaga yang diperlukan
8) Jangka waktu penyimpanan

c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor:
1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)
2) Barang disimpan dalam keadaan bersih
3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4) Barang disimpan ditempat yang memadai
5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
6) Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7) Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci
8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam
3. Pemeliharaan
Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;
· Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca
· Agar barang tidak mudah hilang
· Agar barang tidak kadaluarsa
· Agar barang tidak mudah susut
· Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara:
a. Pemeliharaan berdasarkan waktu
1) Pemeliharaan sehari-hari
2) Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)
b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
1) Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik
2) Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat, sebaiknya dilakukan setiap hari
Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:
· Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan
· Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu
· Sediakan alat pemadam kebakaran
· Jangan menyimpan bahan bakar
· Pasang pengumuman dilarang merokok
· Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure)
· Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak
· Perbaiki barang-barang yang rusak
· Simpan barang-barang dengan baik dan benar
· Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
· Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera
· Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk
· Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja
4. Inventarisasi
Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana;
· Agar peralatan tidak mudah hilang
· Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan
· Memudahkan dalam pengecekan barang
· Memudahkan dalam pengawasan
· Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang
Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format pencatatan
a. Buku induk inventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.
b. Buku golongan barang inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
c. Buku catatan barang noninventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventari (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor.
5. Laporan sarana dan prasarana
Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.
a. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana
1) Sebagai bahan pertanggungjawaban
2) Sebagai pengendali persediaan
3) Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang
4) Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan
b. Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya:
1) Bukti penerimaan barang
2) Bukti pembelian barang
3) Bukti pengeluaran barang
4) Kartu barang
5) Kartu persediaan
6) Daftar inventaris
7) Daftar rekapitulasi barang inventaris
c. Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;
1) Memeriksa barang
2) Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
3) Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4) Menghitung pengeluaran barang
5) Menghitung sisa persediaan
6) Mencatat mutasi barang
7) Melaporkan kepada atasan atau pimpinan
MODUL 5
MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. PENGERTIAN PERSONIL KANTOR
Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak. Tentunya kita sering mendengarnya dengan istilah karyawan.
1. Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah
2. Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut
3. Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta
Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.
B. MACAM-MACAM PERSONIL KANTOR
1. Administrator atau petugas pelaksana administrasi
Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
2. Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
3. Staf atau pembantu ahli
Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
4. Worker atau pegawai/pekerja
Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
C. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PERSONIL KANTOR
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut;
1. Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan
2. Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan masuk
3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk
4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar
5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor
D. PERANGKAT KERJA PERSONIL KANTOR
Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.
Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa kemudahan penggunaan komputer;
1. Dengan microsoft word tidak perlu lagi repot-repot berulang kali mengetik surat
2. Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat memudahkan pengerjaan laporan keuangan
3. Aplikasi data base
4. Alat scanner
5. Lokal area networking
6. Email
E. TAHAPAN-TAHAPAN PENGADAAN PERSONIL KANTOR
1. Analisis jabatan
Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk perkara
Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job evaluation)
Analisis jabatan berguna untuk:
a. Perekrutan dan seleksi karyawan
b. Kompensasi gaji karyawan
c. Evaluasi jabatan
d. Penilaian prestasi kerja karyawan
e. Pelatihan (training)
f. Promosi dan pemindahan karyawan
g. Organisasi
h. Memperkaya pekerjaan
i. Penyederhanaan pekerjaan
j. Penempatan karyawan
2. Rekrutmen
Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.
a. Penentuan dasar rekrutmen
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan.
b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen
1) Sumber internal
Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru
Keunggulan sumber internal:
a) Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi
b) Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan
c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan
d) Waktu perekrutan relatif singkat
Kelemahan sumber internal:
a) Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan
b) Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan
2) Sumber eksternal
Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain sebagai berikut:
a) Pelamar datang sendiri
b) Kantor dinas tenaga kerja
c) Lembaga-lembaga pendidikan
d) Pemuatan iklan/advertising
e) Referensi seseorang/rekanan karyawan
f) Mengambil dari perusahaan lain
g) Nepotisme
Keunggulan sumber eksternal
a) Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik
b) Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru
Kelemahan sumber eksternal
a) Kurang ada kesempatan bagi karyawan untuk promosi
b) Biaya rekrutmen relatif besar karena ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi
c) Waktu rekrutmen akan lama
d) Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui
c. Metode-metode rekrutmen
1) Metode tertutup
Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik
2) Metode terbuka
Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar
d. Kendala-kendala rekrutmen
1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji
2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang dipenuhi semakin sedikit minat.
3) Soliditas perusahaan. Besar kecilnya perusahaan dan soliditasnya
4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka dan tertutup mempengaruhi minat pelamar
5) Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja
6) Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian dan banyak pesaing
3. Seleksi
Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan
Dalam melakukan seleksi harus memperhatikan hal-hal berikut:
· Seleksi harus efisien dan efektif
· Harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku
· Petugas seleksi harus cerdas dan jujur
· Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinamis
a. Proses seleksi
Penyaring pelamar

Tes
Wawancara awal

Evaluasi latar belakang dan referensi
Wawancara mendalam

Tes kesehatan/fisik

Pengambilan keputusan
b. Langkah-langkah seleksi personil kantor
1) Seleksi administratif
Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran
2) Penarikan tenaga kerja
3) Klasifikasi jabatan
4) Tes dan wawancara
a) Tes
Tujuan diadakan tes à untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan
Tes terdiri dari sebagai berikut:
· Tes individuàtes kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan dengan praktik
· Tes kelompokàtes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasa dilakukan dengan praktek atau tertulis
· Tes intelegensiàtes untuk mengetahui tingkat kecerdasan
· Tes minatàtes untuk mengetahui minat pelamar
· Tes kepribadianàuntuk mengetahui kepribadian pelamar
· Tes bakatàuntuk mengukur bakat pelamar
· Tes kesehatanàtes untuk mengetahui kesehatan pelamar
b) Wawancara
Tujuan wawancara:
· Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja
· Memastikan kebenaran data tertulis pelamar
· Memastikan pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat
· Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan
· Ajang promosi bagi perusahaan
Umumnya ada dua jenis wawancara
· Wawancara subjektif
Dalam wawancara ini terkadang masih terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak suka, sehingga wawancara tidak berjalan secara objektif.
· Wawancara objektif
Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus memperhatikan hal-hal berikut:
- Pewawancara bersikap netral, tidak berpihak pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku bangsa dan agama pelamar.
- Pewawancara adalah seorang ahli dan mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang perusahaan.
- Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh
- Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.
- Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga diharapkan pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.
5) Penempatan personil kantor
Apabila proses seleksi telah selesai, pelamar yang diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu.
Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.
c. Tujuan seleksi
Untuk memperoleh karyawan yang:
1) Qualified dan profesional
2) Jujur dan disiplin
3) Inovatif dan bertanggung jawab
4) Cakap dengan penempatan yang tepat
5) Kreatif dan dinamis
6) Berdedikasi tinggi
7) Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan
8) Dapat bekerja sama
9) Dapat bekerja mandiri
10) Mudah berkembang
11) Mempunyai budaya dan perilaku malu
d. Cara-cara seleksi
1) Nonilmiah
Yaitu seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja.
Unsur-unsur yang diseleksi:
a) Surat lamaran bermaterai atau tidak
b) Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus
c) Surat keterangan pengalaman pekerjaan
d) Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan pertimbangan
e) Wawancara tatap muka/langsung
f) Penampilan secara fisik si pelamar (appearance)
g) Garis keturunan si pelamar
h) Bentuk tulisan si pelamar
2) Ilmiah
Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.
Unsur-unsur seleksi ilmiah:
a) Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru
b) Berorientasi kepada prestasi kerja
c) Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan sistematis
d) Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya
e) Berpedoman pada undang-undang perburuhan
e. Kualifikasi seleksi
Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi:
1) Umur
2) Keahlian
3) Pendidikan
4) Kesehatan fisik
5) Jenis kelamin
6) Bakat
7) Tampang/wajah
8) Karakter
9) Pengalaman kerja
10) Kejujuran
11) Kerja sama
12) Kedisiplinan
13) Inisiatif dan kreatif
f. Tingkatan seleksi
Ada 3, yaitu:
1) Seleksi tingkat pertama: mencakup semua tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai pelamar dinyatakan diterima
2) Seleksi tingkat kedua: dilakukan pada karyawan dengan status masa percobaan, lama masa percobaan sekitar 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun
3) Seleksi tingkat ketiga: dengan mengikuti tahapan pra jabatan, kemudian mereka akan dipromosikan menjadi karyawan tetap.
Secara umum langkah-langkah pengadaan personil kantor:
1) Menetapkan perencanaan kepegawaian
2) Menentukan penarikan karyawan dari sumber-suber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern
3) Membuat iklan lowongan kerja
4) Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja
5) Mengadakan seleksi atau penyaringan administratif
6) Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja yang masuk
7) Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti soal-soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
8) Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes/ujian
9) Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani.
10) Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.
11) Memanggil calon karyawan yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.
12) Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan, dalam status masa percobaan.
13) Calon karyawan mengikuti orientasi masa percobaan
14) Melakukan penilaian selama calon karyawan mengikuti masa orientasi
15) Menentukan lulus tidaknya masa orientasi
16) Membuat surat keputusan pengangkatan karyawan berstatus karyawan tetap
17) Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai karyawan tetap
18) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap karyawan, agar para karyawan berkembang dan dapat bertahan bekerja
F. SYARAT-SYARAT PERSONIL KANTOR
1. Persyaratan pengetahuan
Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal
2. Persyaratan ketrampilan
Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:
a. Menghimpun
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Mengirim
f. menyimpan
3. Persyaratan kepribadian
Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang menyangku kepribadian:
· Cara berbicara dan cara berjalan
· Sikap badan pada saat duduk
· Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya
· Sifat bersih dan rapi
· Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri
· Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan dalam bekerja
· Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian
Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:
a. Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga
b. Tekun dan rajin
c. Kesabaran
d. Kerapian
e. Dapat menyimpan rahasia
G. PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN PERSONIL KANTOR
1. Pengertian pelatihan dan pengembangan
a. Menurut KBBI, pelatihan adalah proses, cara, perbuatan melatih.
b. Adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu
c. Adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan/instansi pemerintah atau swasta yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan mental personil kantor.
d. Menurut intruksi presiden no. 15 tahun 1974 pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ketrampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bawah pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaan.
Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku organisasi dan psikologi personali, pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas.
2. Manfaat pelatihan
Untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan ketrampila para personil kanor baik yang lama maupun yang baru. Manfaat pelatihan lainnya:
a. Dapat meningkatkan kinerja personil/karyawan kantor
b. Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat
c. Memperbaiki cara kerja karyawan, sehingga dapat menyesuaikan dengan perkembangan organisasi
d. Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif
e. Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri
f. Diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas
3. Jenis dan tujuan pelatihan
a. Supervisory training
Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih karyawan
b. Administrative training
Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor
c. Office method training
Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan rutin, khususnya bidang kesekretariatan
d. Refreshing training
Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya
Tujuan pelatihan:
1) Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan karyawan
2) Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif
3) Mengubah dan membentuk sikap karyawan
4) Mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja karyawan
5) Memudahkan pengawasan terhadap karyawan
4. Prinsip-prinsip pelatihan
a. Prinsip perbedaan individu (setiap individu memiliki kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman
b. Prinsip pengembangan karyawan
5. Komponen pelatihan dan pengembangan
a. Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai
b. Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan
c. Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan
d. Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat
6. Prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan
Mc. Gehee (1979), merumuskan prinsip-prinsip pelatihan dan pengembangan sebagai berikut:
a. Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap
b. Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.
c. Trainers/ pelatih harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran
d. Adanya penguat untuk membangkitkan respon positif dari peserta
e. Menggunakan konsep shaping (pembentukan) perilaku
7. Tahapan-tahapan penyusunan pelatihan dan pengembangan
a. Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan
b. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan
c. Menetapkan metode pelatihan dan pengembangan
d. Menetapkan kriteria keberhasilan beserta alat ukurnya
e. Melakukan percobaan (try out) dan melakukan revisi
f. Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan
8. Tujuan pelatihan dan pengembangan
a. Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja
b. Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia
c. Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja
d. Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal
e. Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi
f. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja
g. Meningkatkan perkembangan karyawan
h. Menghindarkan keusangan
9. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan
a. Perbedaan masing-masing karyawan
b. Hubungan dengan analisis jabatan
c. Motivasi
d. Partisipasi aktif
e. Seleksi peserta pelatihan
f. Metode pelatihan dan pengembangan
10. Kebutuhan pelatihan dan pengembangan
Ernest J. Mc. Cormick dalam buku industri dan organisasi psikologi, kebutuhan terhadap program pelatihan dan pengembangan adalah bawah organisasi/perusahaan perlu melibatkan sumber daya (karyawannya) pada aktivitas pelatihan.
H. MUTASI PERSONIL KANTOR
1. Pengertian mutasi
Menurut KBBI, mutasi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi)
Mutasi dilakukan karena:
a. Atas keinginan perusahaan
Alasannya:
1) Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan bahwa karyawan tersebut dimutasi bukan karena hukuman
2) Perusahaan ingin meyakinkan bawah karyawan tidak diberhentikan
3) Dilakukan untuk penyegaran suasana kerja
b. Atas keinginan sendiri
Alasan mutasi:
1) Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan keinginan dan kondisi fisiknya
2) Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya
2. Cara mutasi
a. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi / jabatan / tempat / pekerjaan ke posisi / jabatan / tempat / pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.
Manfaat rotasi/mutasi biasa:
1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.
2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat, keahlian, dan bidang tugas dan kemampuannya
3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja
4) Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya
b. Vertikal (promosi dan demosi)
1) Promosi
a) Pengertian promosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawa yang lebih besar.
Promosi dapat juga diartikan sebagai:
· Promosi adalah perubahan dalam kekuasaan, derajat, dan pangkat
· Promosi adalah perubahan jabatan lama ke jabatan baru yang lebih tinggi tanggung jawab dan kekuasaannya
· Promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan/ yang disertai dengan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih besar daripada kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya
· Promosi adalah kemajuan seorang karyawan dalam melaksanakan tugas, sehingga diberi tugas dan tanggung jawab yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih besar pula.
b) Manfaat promosi
· Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan
· Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan dalam melaksanakan tugas pekerjaan
· Untuk membina jenjang karir karyawan
· Untuk mengembangkan kemampuan karyawan
· Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam/internal perusahaan
· Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju
c) Syarat-syarat promosi
· Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya karena ada karyawan yang mengundurkan diri, pindah, pensiun, atau meninggal dunia
· Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam analisis jabatan
· Karyawan tersebut telah lulus seleksi
· Karyawan mempunyai kemampuan/kecakapan untuk mengisi posisi/jabatan tersebut
· Promosi harus dilakukan berdasarkan metode penilaian objektif
· Kebijakan pelaksanaan program promosi harus terbuka dan disampaikan kepada seluruh karyawan
d) Evaluasi promosi
Evaluasi dilakukan dengan membuat kuesioner (daftar pertanyaan) dan menjawabnya. Hal-hal yang perlu di evaluasi:
· Apakah promosi juga diikuti kenaikan pangkat/jabatan?
· Apakah promosi dibatasi hanya pada bagian yang ada lowongan jabatan atau pada lowongan jabatan di semua bagian?
· Bagian/bidang apa saja yang akan menjadi persaingan?
· Apakah promosi diperuntukkan bagi karyawan di bagian tertentu ssaja, atau di bagian-bagian lain dalam suatu perusahaan?
· Apakah karyawan di luar perusahaan diperkenankan ikut bersaing dalam promosi jabatan?
· Bagaimana sistem penilaian untuk menentukan kemampuan karyawan yang berhak mendapatkan promosi?
e) Senioritas dalam promosi
Adalah kenaikan jabatan atau promosi yang diberikan atas dasar masa kerja karyawan. Artinya dalam pelaksanaan promosi, masa kerja atau lamanya karyawan bekerja lebih diutamakan atau karyawan yang telah lama bekerja mendapat prioritas utama dalam memperoleh promosi jabatan.
Sistem senioritas ini bertujuan agar karyawan tidak pindah dan tetap bekerja pada suatu perusahaan
f) Mempersiapkan calon yang akan dipromosikan
Sebelum promosi jabatan, sebaiknya pihak manajemen mempersiapkan terlebih dahulu dengan melakukan pengaderan karyawan, karena melalui pengaderan:
· Karyawan diberi kesempatan untuk mempersiapkan diri dalam hal kemampuan, kecakapan maupun mental dengan sebaik-baiknya
· Diharapkan dapat membentuk watak dan sikap karyawan, sebelum karyawan tersebut menduduki jabatan yang baru
· Dapat menciptakan loyalitas yang tinggi, disiplin, dan semangat kerja bagi karyawan yang akan dipromosikan
· Diharapkan karyawan yang dipromosikan dapat meraih keberhasilan dalam melaksanakan tugasnya
g) Pengaruh-pengaruh dalam melaksanakan promosi
· Berpengaruh positif, apabila dilaksanakan secara objektif melalui persaingan yang sehat.
· Berpengaruh negatif, apabila dilakukan secara tidak objektif, sehingga mengakibatkan hal-hal berikut:
- Pertentangan antarsesama karyawan
- Pertentangan antara atasan dan bawahan
- Sikap saling curiga antar karyawan dan antara atasan dan bawahan sehingga suasana kerja tidak harmonis lagi
- Rendahnya semangat kerja, disiplin, dan loyalitas karyawan
Terdapat karyawan yang ambisius dalam mengejar jabatan, sehingga karyawan tersebut menghalalkan segala cara
2) Demosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan, dan statusnya pun tidak lebih rendah. Hal ini terjadi karena karyawan tidak mampu melaksanakan pekerjaan
Penurunan terjadi karena beberapa hal, antara lain:
a. Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman
b. Membangkang, contoh: menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan lama. Terjadi karena jabatan baru tidak cocok(misal: secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu besar, atau gaji tidak sesuai)
c. Perusahaan tengah mengalami krisi keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan, untuk penghematan, beberapa karyawan diberi jabatan lebih rendah
d. Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply (penawaran) melebihi demand (permintaan)
e. Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.
3. Macam-macam mutasi
a. Ditinjau dari tempat kerja karyawan
1) Mutasi antarurusan
2) Mutasi antarseksi
3) Mutasi antarbagian
4) Mutasi antarbiro
5) Mutasi antarinstansi
b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi
1) Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena produksi di tempat yang lama menurun
2) Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan
3) Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan
4) Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya, shift A (malam) pindah ke shift B (pagi)
5) Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antarkaryawan
c. Ditinjau dari masa kerja karyawan
1) Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan
2) Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap
I. PEMBERHENTIAN PERSONIL KANTOR
1. Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja
a. Pemberhentian atas kehendak perusahaan
Karena karyawan tersebut melakukan kesalahan fatal (misal: korupsi/tindak pidana penipuan)
b. Dalam rangka melaksanakan perampingan/pengurangan karyawan (karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus)
c. Karena permintaan sendiri/inisiatif sendiri
d. Karena sudah mencapai usia pensiun
e. Karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas lagi
f. Tidak cakap jasmani dan rohani
g. Melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan
h. Meninggal dunia
i. Terkena wajib militer
j. Tersangkut partai terlarang
Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam:
1. pemberhentian dengan hormat (misal:pensiun)
2. pemberhentian dengan tidak hormat (misal: karena kesalahan fatal)
2. Hak dan kewajiban personil kantor yang diberhentikan
Pemberhentian karyawan swasta dikenal istilah PHK, pemberhentian karyawan negeri, dikenal istilah pensiun, akan menimbulkan hak bagi karyawandan kewajiban bagi perusahaan/instansi.
Diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PRE-04/MEN/1986, yaitu:
a. Uang pesangon
1) Masa kerja kurang dari 1 tahun: 1 bulan upah bruto/kotor
2) 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun: 2 bulan upah bruto
3) 2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun: 3 bulan upah bruto
4) 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun: 4 bulan upah bruto
5) 4 tahun atau lebih: 5 bulan upah bruto
Untuk pensiun pegawai negeri ditetapkan sebagai berikut
1) Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar 75% dari gaji pokok
2) Untuk istri atau suami yang ditinggal sebesar 40% x 75% dari gaji pokok
3) Untuk anak yang ditinggal, sebesar 255 x 75% dari gaji pokok
b. Uang jasa
1) Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun adalah 2 bulan upah bruto
2) Masa kerja 10 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun adalah 3 bulan upah bruto
3) Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 20 tahun adalah 4 bulan upah bruto
4) Masa kerja 20 tahun atau lebih tetapi kurang dari 25 tahun adalah 5 bulan upah bruto
5) Masa kerja 25 tahun atau lebih adalah 6 bulan upah bruto
c. Uang ganti rugi
1) Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahun 1969, ketentuan pemberian uang ganti rugi adalah “kepada tenaga kerja yang mendapat kecelakaan dan atau menderita penyakit akibat pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan dan rehabilitasi”.
Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat kecelakaan atau penyakit akibat pekerjaan, ahli warisna berhak menerima ganti rugi dan besar kecilnya ganti kerugian diatur oleh undang-undang
2) Menurut UU kecelakaan tahun 1951:
a) Sementara tidak mampu bekerja, uang tunjangan besarnya sama degan upa tiap ari, terhitung mulai pada hari buruh tidak menerima upah lagi, baik penuh maupun sebagian dibayar paling lambat 120 hari. Jikalau lewat 120 hari buruh itu belum mampu bekerja, maka uang tersebut menjadi 50% dari upah sehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar selama buruh tidak mampu bekerja
b) Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagian uang tunjangan, karena itu ditetapkan sekian % dari upah sehari untuk tiap-tiap hari
Sumber
Web hannan